OVER OTENTICA

Eindelijk heb je die nieuwe baan in de pocket. Nu nog het hele officiële proces doorlopen: het invullen van je gegevens, het opzoeken van je diploma’s en certificaten die je jaren terug behaald hebt, deze inscannen, opsturen… Dat moet toch makkelijker kunnen? Otentica biedt de mogelijkheid om je persoonsgegevens en je behaalde beroepskwalificaties direct te laten verifiëren, zodat je op één plek alle nodige gegevens en documenten op een snelle en betrouwbare manier met je werkgever kunt delen.

HET PROJECT

MIJN ROL

Tijdlijn

maart 2021 - heden

Device

desktop & mobiel

Het team

1 ux designer

2 front-end developers

2 back-end developers

1 product owner

Voor de productontwikkeling van Otentica werk ik als UX designer. Ik werd uitgedaagd om te onderzoeken hoe we de interface en de flow vanuit gebruikersperspectief zo intuïtief en efficiënt mogelijk kunnen maken en dit te vertalen naar een aantrekkelijk design van wireframes en protoypes.

Tools

HET PROCES

Dit project is uitgevoerd door middel van het design thinking proces. Deze ziet er als volgt uit:

EMPATHIZE

de gebruikersbehoefte

In de eerste fase van het proces heb ik mij gericht op het verkrijgen van inzicht in de behoefte van de gebruiker. Wie is mijn gebruiker? Wat ervaart hij? Waar loopt hij tegenaan? En wat heeft hij nodig? Al deze vragen wil ik beantwoorden door onderzoek te doen naar mijn gebruiker.

Voor dit onderzoek zijn gebruikersinterviews gehouden met 6 personen. Hieruit zijn verschillende factoren naar voren gekomen die bij de gebruiker spelen in relatie tot het te ontwerpen product. Deze factoren heb ik inzichtelijk gemaakt in een empathy map.

Deze inzichten heb ik vervolgens meegenomen naar de volgende fase van het proces: het formuleren van het probleem.

DEFINE

het probleem

Op basis van de inzichten die eerder verkregen zijn over de gebruiker, heb ik een persona opgesteld. Deze persona hielp mij om de juiste probleemstelling te formuleren en gedurende het proces vanuit de ogen van de gebruiker naar het product te kijken.

Voor het formuleren van het probleem heb ik de resultaten van het gebruikersonderzoek gebruikt om de volgende 3 componenten vast te stellen:

GEBRUIKER

wie gebruikt het product?

+

BEHOEFTE

wat heeft de gebruiker nodig?

+

DOEL

wat wil hij daarmee bereiken?

Probleemstelling:

Professionals uit verschillende sectoren moeten hun gegevens en beroepskwalificaties snel, makkelijk en betrouwbaar met organisaties kunnen delen om zo het proces van indiensttreding te vereenvoudigen

DEFINITIES

PROFESSIONALS

Onder “professional” wordt verstaan: iemand die specifieke kennis en vaardigheden heeft in een bepaald vakgebied en zijn vak beroepsmatig uitvoert.

GEGEVENS EN BEROEPSKWALIFICATIES

Dit zijn gegevens en beroepskwalificaties die dienen als identificatie en bewijsstukken die belangrijk zijn voor de beroepsuitoefening van een professional en nodig zijn voor de start van een nieuwe baan. Hieronder vallen persoonsgegevens, diploma’s, certificaten, beroepsregistraties en bedrijfsgegevens.

SNEL, MAKKELIJK EN BETROUWBAAR

Zo willen we dat professionals hun gegevens kunnen delen met organisaties. Ten eerste moet het delen van deze gegevens zo min mogelijk tijd kosten (snel). Ten tweede moet het zo min mogelijk handelingen vergen. De handelingen die dan nodig zijn, moeten vervolgens door iedereen zonder moeite kunnen worden uitgevoerd (makkelijk). Tenslotte zorgt validatie van gegevens voor het voorkomen van fraude (betrouwbaar).

PROCES VAN INDIENSTTREDING

Dit betreft het gehele proces vanaf de sollicitatie tot aan de eerste werkdag. Werkgevers hebben aardig wat informatie nodig om de geschiktheid van een sollicitant te beoordelen en diegene vervolgens in dienst te nemen. Deze worden tijdens het indiensttredingsproces op verschillende momenten bij de sollicitant opgevraagd.

IDEATE

de oplossing

Vanuit deze probleemstelling kon ik aan de slag met het genereren van ideeën om het probleem op te lossen. Otentica heeft hiervoor 2 oplossingen: het Otentica platform voor professionals en de Otentica validatie voor organisaties. De vraag waar ik mij mee bezig hield: hoe zorg ik dat deze oplossingen leiden tot een prettige gebruikerservaring?

OTENTICA PLATFORM

voor professionals

Het Otentica platform is er voor professionals uit allerlei sectoren waarmee zij zichzelf op beroepsmatig vlak kunnen presenteren naar organisaties. We kunnen het beschouwen als een soort digitaal portfolio, waar professionals zelf hun gegevens en documenten op zetten. Maar hoe kunnen gebruikers dit op een zo efficiënt en intuïtief mogelijke manier voor elkaar krijgen?

ACCOUNT AANMAKEN

De eerste uitdaging was ervoor te zorgen dat professionals in eerste instantie een account op het Otentica platform aanmaken. Het eerste idee was om meteen te beginnen met de verificatie van persoonsgegevens. Maar omdat mensen over het algemeen vaak voorzichtig zijn met hun persoonsgegevens, was ik bang om de gebruiker hiermee af te schrikken en zou de kans groter worden dat hij hierdoor eerder geneigd is het aanmaken van een account niet door te zetten. Om deze reden heb ik ervoor gekozen om de gebruiker bij registratie niet méér te vragen dan nodig is: het e-mailadres, een zelfgekozen wachtwoord en een bevestiging van het wachtwoord. De rest komt later. Verder informeer ik de gebruikers natuurlijk wel over de gebruikersvoorwaarden en de privacyverklaring van Otentica, waar zij akkoord mee dienen te gaan alvorens een account aan te kunnen maken. Dit is namelijk erg belangrijk aangezien er met privacygevoelige informatie van de gebruiker wordt gewerkt. Om dezelfde reden zal na registratie het account per mail geactiveerd moeten worden voordat er kan worden ingelogd.

WELKOMSTBERICHT

Na activatie van het account kan de gebruiker met zijn inloggegevens inloggen. Hij komt vervolgens op het dashboard van zijn Otentica account terecht. Wanneer de gebruiker voor het eerst inlogt, zal er een welkomstbericht verschijnen. In dit bericht wordt de gebruiker uitgenodigd om direct aan de slag te gaan met het invullen van zijn portfolio. Ik heb ervoor gekozen om dit bericht in een pop-up te tonen, zodat het meteen de aandacht trekt van de gebruiker en hij daarmee getriggerd wordt om zijn profiel verder in te vullen.

PROFIEL INVULLEN

Om de aandacht van de gebruiker vast te houden, wordt het invullen van het profiel weergegeven als een soort stappenplan die hij volledig kan doorlopen. In vijf stappen kan de gebruiker elk onderdeel van zijn profiel achter elkaar invullen, te weten: persoonsgegevens, diploma’s, certificaten, registraties en bedrijfsgegevens.

1

STAP 1: PERSOONSGEGEVENS

Het profiel op het Otentica platform moet de gebruiker representeren. Daarom kies ik ervoor om het invullen van het profiel te beginnen met persoonsgegevens; hetgeen wat het dichtst bij de gebruiker staat. Om te zorgen dat gebruikers persoonsgegevens gebruiken die ook daadwerkelijk van hen zijn, wordt de gebruiker gevraagd om zich eenmalig te identificeren met iDIN. Met iDIN kan men zich op een makkelijke en veilige manier online identificeren door middel van de vertrouwde inlogmethode van hun eigen bank. De opgehaalde persoonsgegevens worden vervolgens automatisch in het Otentica profiel ingevuld. Zo hoeft de gebruiker niet zelf zijn gegevens in te vullen en weet hij zeker dat de juiste gegevens erin staan. De gebruiker ontvangt een overzicht van de gegevens die opgehaald zijn zodat hij nog kan checken of deze kloppen.

2

STAP 2: DIPLOMA'S

De gebruiker kan zijn profiel verder aanvullen met relevante documenten, waaronder diploma’s. De snelste en makkelijkste manier om diploma’s aan het profiel toe te voegen is door in te loggen op DUO. Diploma’s die geregistreerd staan in het diplomaregister van DUO kunnen zo worden opgehaald en opgeslagen in het Otentica profiel van de gebruiker. Is de gebruiker in het bezit van diploma’s die niet bij DUO geregistreerd staan? Dan kan de gebruiker deze zelf nog handmatig toevoegen.

3

STAP 3: CERTIFICATEN

Naast diploma’s kan de gebruiker ook in het bezit zijn van certificaten van opleidingen of cursussen die hij afgerond heeft. Daarom heb ik de mogelijkheid toegevoegd om deze certificaten handmatig toe te voegen aan het Otentica profiel. Hierbij voert de gebruiker een aantal gegevens van de opleiding of cursus in en uploadt hij een kopie van het desbetreffende certificaat.

4

STAP 4: REGISTRATIES

Sommige gebruikers zullen een bepaald beroep uitoefenen waarbij zij een beroepsregistratie hebben. Zoals een BIG-registratie voor zorgverleners of een SKJ-registratie voor jeugdprofessionals. Dergelijke beroepsregistraties kunnen worden toegevoegd aan het Otentica profiel.

5

STAP 5: BEDRIJFSGEGEVENS

Wanneer de gebruiker een eigen onderneming heeft, kan hij ervoor kiezen om de gegevens van deze onderneming aan zijn Otentica profiel toe te voegen. Dit kan van toepassing zijn voor bijvoorbeeld freelancers. Door het KVK-nummer van de onderneming in te vullen, worden de bedrijfsgegevens automatisch uit het KVK opgehaald en gekoppeld aan het Otentica profiel.

NIET VAN TOEPASSING

Sommige onderdelen zullen niet van toepassing zijn voor de gebruiker, waardoor hij het simpelweg niet kan invullen. Bijvoorbeeld wanneer iemand geen bedrijf heeft. In dat geval kan de gebruiker dat bij de desbetreffende stap aangeven. Dit geldt alleen voor certificaten, registraties en bedrijfsgegevens. De onderdelen ‘persoonsgegevens’  en ‘diploma’s’ kunnen namelijk te allen tijde door iedereen doorlopen worden, ook wanneer iemand geen diploma’s heeft.

OVERSLAAN

Het kan voorkomen dat een onderdeel wel op de gebruiker van toepassing is, maar dat de gebruiker om welke reden dan ook niet in de gelegenheid is om dat onderdeel in te vullen. Voor die gevallen heb ik de gebruiker de mogelijkheid gegeven om dat onderdeel over te slaan, zodat zij dit op een later moment weer kunnen oppakken.

Om inzichtelijk te maken hoe bovenstaande onderdelen met elkaar samenhangen en kunnen leiden tot een volledig ingevuld profiel op het Otentica platform, zijn deze visueel opgezet in een user flow.

LEGENDA USER FLOW

OTENTICA PLATFORM

OTENTICA VALIDATIE

voor organisaties

Voor organisaties is de Otentica validatie beschikbaar. Hiermee kunnen organisaties zelf direct een validatie uitvoeren van de gegevens en documenten van een professional. De Otentica validatie bestaat uit dezelfde bouwstenen als het Otentica platform (persoonsgegevens, diploma’s, certificaten, registraties en bedrijfsgegevens). Oorganisaties kunnen zelf aangeven welke gegevens precies bij de professional worden opgevraagd.

UITNODIGING

De professional ontvangt van de organisatie een e-mail met daarin een uitnodiging voor validatie. Anders dan bij het Otentica platform, hoeft de professional hiervoor dus geen account aan te maken. De validatie start direct na het openen van de uitnodigingslink.

MELDINGEN

De organisatie kan voor de validatie van een professional zelf aangeven welke gegevens zij belangrijk vindt. Hierin kan onderscheid worden gemaakt tussen onderdelen die verplicht zijn en onderdelen die optioneel zijn. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie een bepaalde beroepsregistratie verplicht stelt. Omdat het voor organisaties belangrijk is dat zij een zo volledig mogelijk profiel van de professional te zien krijgen, heb ik de optie om een onderdeel van de validatie over te slaan eruit gehaald. Zo wordt de gebruiker gestimuleerd om elk onderdeel in te vullen. Mocht een bepaald onderdeel niet op de gebruiker van toepassing zijn, dan heeft hij, net als bij het Otentica platform, wel de optie om dit aan te geven. Het verschil met het Otentica platform is hierbij echter dat de gebruiker hier wel een melding van krijgt wanneer dat onderdeel verplicht is gesteld door de organisatie. Zo wordt de gebruiker erop geattendeerd dat hij een cruciaal onderdeel van de validatie zal missen. De gebruiker kan na de melding vervolgens zelf beslissen of dit klopt en dat hij ermee door wil gaan, of dat hij zich bedenkt en het onderdeel alsnog wil invullen.

De flow van de Otentica validatie is vergelijkbaar met die van het Otentica platform, aangezien beide concepten uit dezelfde bouwstenen bestaan.

LEGENDA USER FLOW

OTENTICA VALIDATIE

PROTOTYPE

het design

In de vorige fase had ik al wat ideeën op papier gezet in de vorm van globale schetsen. Met de keuzes die gemaakt zijn voor de inhoud en de flow van het Otentica platform en de Otentica validatie, ben ik het concept verder gaan visualiseren. Tijdens de ontwerpfase heb ik het ontwerp steeds verder uitgewerkt van low-fidelity wireframes naar een high-fidelity prototype. 

WIREFRAMES

Het eerste ontwerp heb ik met het team besproken om de technische haalbaarheid te controleren en na te gaan of we nog het juiste pad volgen. De nodige aanpassingen die hieruit naar voren kwamen heb ik vervolgens verwerkt in een digitaal wireframe met meer inhoud en vorm.

account aanmaken

inloggen

start en welkomstbericht

persoonsgegevens verifiëren

diploma's ophalen

certificaten uploaden

registraties toevoegen

bedrijfsgegevens koppelen

PROTOTYPE

De digitale wireframes gaven al een redelijk idee van hoe het invullen van een Otentica profiel in zijn werk gaat en hoe deze eruit ziet. Voor een nog realistischere beleving heb ik een prototype van het product gemaakt met de toevoeging van een navigatiebar, kleur en typografie.

KLEURSCHEMA

Als uitgangspunt van het kleurschema heb ik het logo van Otentica gebruikt. Hiermee kwam ik op de lichtblauwe accentkleur (#47DEAD) en gebruikte ik donkerblauw (#263562) en turquoise (#48D7BC) als secundaire kleuren. Als primaire kleur heb ik gekozen voor een lichte grijstint (#F8F8F8).

INTERACTIEVE ELEMENTEN

Om te zorgen voor consistentie in mijn designs heb ik een pattern library gemaakt met alle terugkerende interactieve elementen van het Otentica Platform.

HET DESIGN

Otentica Platform desktop

Otentica Platform mobiel

TEST

het resultaat

Het testen van het product zal gestart worden zodra het prototype is gemaakt. De uitgevoerde tests, resultaten en vervolgstappen worden hier later toegevoegd.